Personvern i studentoppgaver
Å skrive en vitenskapelig oppgave eller gjøre et vitenskapelig forskningsprosjekt basert på opplysninger om enkeltpersoner, krever at en følger regler om personvern i møte med informanter og ved behandling av data du samler inn.
Hva er personvern?
Personvern er ivaretakelse av enkeltindividets mulighet for privatliv, selvbestemmelse og selvutfoldelse, som vil si at alle har rett til å kontrollere sin egen private sfære og kontrollere bruk av opplysninger om seg selv. Sentrale regler om personvern finner man i EUs personvernforordning (GDPR), personopplysningsloven og andre norske særlover (f.eks. helseforskningsloven).
Informanter har en grunnleggende rett til å kontrollere bruk av personopplysninger om seg selv. For at du skal lykkes med oppgaven, herunder at informanter skal ønske å dele opplysninger om seg selv, er det viktig at du følger regler om personvern. Før du går i gang skal du sette deg inn i NLA Høgskolens retningslinjer for personvern i forskning.
Hva er personopplysninger?
Alle opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson og medføre at den blir kjent igjen, alene eller sammen med andre opplysninger, er dennes personopplysninger. Eksempler på personopplysninger er navn, adresse, e-post, fødselsnummer, bilde, stemme (lydopptak) og video. Andre eksempler på personopplysninger er IP-adresse, krypterte opplysninger og pseudonyme opplysninger. Det avgjørende er om opplysningene kan kobles tilbake til en enkeltperson. Dersom det finnes en koblingsnøkkel, er opplysningene alltid å regne som personopplysninger.
Noen kategorier av personopplysninger krever ekstra beskyttelse og er underlagt strengere regler. Dette kalles særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger). Eksempler på særlige kategorier av personopplysninger er rasemessig/etnisk opprinnelse, religion og helseopplysninger. Du skal alltid konferere med veileder dersom du skal benytte særlige kategorier av personopplysninger i oppgaven.
Reglene gjelder ikke anonyme data
Regler om personvern gjelder ikke ved bruk av anonyme data. Anonyme opplysninger skal ikke kunne knyttes til en fysisk person, f.eks. gjennom en navneliste eller en koblingsnøkkel. Husk at opptak på lyd eller video ikke er anonymt.
Prosjektleder i studentoppgaver
Studentoppgaver skal ha en prosjektleder. Veileder vil være prosjektleder i studentoppgaver, og har ansvar for å vurdere om det er nødvendig å samle inn og bruke personopplysninger i oppgaven. Studenter kan bistå som prosjektmedarbeider. Alle prosjektmedarbeidere skal signere en taushetserklæring.
Send meldeskjema til Sikt før oppstart
Alle oppgaver som skal bruke personopplysninger skal meldes til Sikt (Kunnskapssektorens tjenesteleverandør). Sikt skal sikre at personvernreglene blir fulgt i din oppgave. Les mer på sikt.no.
Sikt sitt verktøy for å godkjenne oppgaven er et meldeskjema som du skal fylle ut. Meldeskjema finner du her: https://sikt.no/fylle-ut-meldeskjema-personopplysninger. Meldeskjema skal sendes senest 30 dager før oppstart av oppgaven, og skal alltid deles med veileder. For korrekt utfylling av meldeskjema, bruk hjelpetekstene i skjemaet aktivt og spør din veileder underveis. Innsamling av personopplysninger kan starte når tillatelse fra Sikt foreligger.
Oppgaver som gjennomføres anonymt skal ikke meldes til Sikt. Vurder alltid om oppgaven din kan gjennomføres anonymt, f.eks. ved at spørreskjema innhentes i papirform uten identifiserende elementer og fritekstfelt, eller ved bruk av nettskjema der IT-løsningen er fullstendig anonym. Se flere eksempler på sikt.no. Det er viktig å merke seg at data skal være anonyme gjennom hele oppgaveperioden. Er du i tvil, kan du ta meldeplikttesten på Sikt sin nettside.
Informasjonsskriv til informantene
Som student har du informasjonsplikt overfor informantene i oppgaven din. Det betyr at du skal utarbeide et informasjonsskriv til informantene. Språket skal være klart og forståelig, og tilpasset deltakerne i din oppgave. Når du utformer et informasjonsskriv, skal du bruke Sikt sin mal for informasjonsskriv.
Kontroller at informasjonen som du gir til informantene i informasjonsskrivet og meldeskjemaet til Sikt samsvarer. Informasjon skal gis før du samler inn personopplysninger.
Samtykke fra informantene
Før du kan samle inn personopplysninger om informantene, må du skaffe deg et lovlig grunnlag for oppgaven. Samtykke er mest vanlig som lovlig grunnlag for studentoppgaver. Det betyr at du f.eks. innhenter et samtykkeskjema med signatur fra informantene eller på annen digital måte. Et dokumentert samtykke viser at du har lovlig grunnlag for å samle inn personopplysninger i din oppgave. Når du utformer et samtykkeskjema, skal du bruke Sikt sin mal for samtykke.
Lag en plan for rettighetene til informantene
Informanten har bla. rett til innsyn i og retting og sletting av sine personopplysninger. Informantene kan når som helst, muntlig eller skriftlig, be om innsyn i egne personopplysninger. Retten til innsyn er viktig for at informanten skal kunne ha kontroll over personopplysninger om seg selv. Retten til innsyn innebærer å legge til rette for at informanten kan få se personopplysninger om seg selv, og informantene kan be om at opplysninger om dem selv blir rettet eller slettet.
Sammen med veileder skal du lage en plan for hvordan henvendelser fra informantene skal håndteres. Slike henvendelser skal besvares raskt, og rettighetene skal kunne håndheves så lenge informantene kan identifiseres i datasettet. Kontaktinformasjonen til veileder skal oppgis i informasjonsskrivet.
Bruk godkjent IKT-verktøy
Personopplysninger skal håndteres på en sikker og forsvarlig måte. Bruk IKT-verktøy som er godkjent av NLA Høgskolen (f.eks. for hvordan data skal lagres/eller hvilken leverandør av spørreskjema som skal benyttes). For mer informasjon om godkjente IKT-verktøy se rutiner for personvern i forskning ved NLA Høgskolen.
Før du starter oppgaven
- Tenk gjennom hvem du skal forske på, hvilke metoder du skal benytte og hvilke personopplysninger du trenger for å svare på problemstillingen. Et viktig prinsipp er å ikke samle inn flere personopplysninger enn du trenger (dataminimering).
- Lag et informasjonsskriv og samtykkeskjema til informantene (legges ved meldeskjema)
- Lag intervjuguide, spørreskjema, variabelliste osv. (legges ved meldeskjema)
- Sett deg inn i rutiner for personvern i forskning ved NLA Høgskolen. Bruk verktøy som er godkjent av NLA Høgskolen.
- Undersøk om du trenger tillatelser fra ulike instanser for å gjennomføre prosjektet (for eksempel REK, Kriminalomsorgen eller lignende).
- Send meldeskjema til Sikt.
Underveis i oppgaven
- Besvare henvendelser fra informantene om deres rettigheter.
- Slett data dersom samtykke trekkes tilbake
- Kontrollere at personopplysninger ikke brukes til andre formål
- Meld endringer til Sikt underveis i oppgaven. Se sikt.no for mer informasjon.
Avslutning av oppgaven - Slett personopplysninger ved prosjektslutt
- Personopplysninger som bevares skal ha godkjenning av Sikt, og skal lagres forsvarlig
- Send sluttmelding til Sikt
- Nyttige tips
- Informasjon om personvern i forskning finner du på sikt.no og nla.no